Nos conseils pour réussir un déménagement de bureau

Votre entreprise doit déménager ? Si le déménagement de vos bureaux peut être une source de stress pour vous et vos collaborateurs, certaines circonstances rendent cette étape inévitable : des locaux devenus trop exigus, un emplacement peu pratique, des coûts élevés ou un environnement de travail inconfortable. Pour relocaliser votre entreprise dans des bureaux adaptés, découvrez nos conseils pratiques pour un déménagement de bureau réussi et sans stress !

Déménagement de bureau : anticiper pour mieux organiser

Il est bien connu qu’un déménagement génère du stress et nécessite une préparation minutieuse pour éviter d’être débordé par les multiples tâches à accomplir. L’organisation est cruciale pour le déménagement de vos bureaux. Afin de respecter les échéances sans perturber le travail de vos salariés, examinons les éléments essentiels à anticiper.

Trois points clés doivent être pris en compte pour le déménagement de votre entreprise :

• Établir une liste des tâches à effectuer pour assurer le transfert de l’entreprise ;
• Connaître les délais et les préavis à respecter ;
• Communiquer clairement avec vos employés.

Ne pas négliger la communication

La communication avec vos équipes est cruciale : le déménagement aura un impact sur vos employés, veillez à rendre cette transition aussi confortable et agréable que possible !

Rien n’est plus préjudiciable que des rumeurs autour du déménagement des bureaux. Vos collaborateurs pourraient être insatisfaits de la gestion d’un événement si crucial. Un changement de lieu peut perturber leurs habitudes, moyens de transport et organisation quotidienne.

Dès lors que le déménagement est décidé et le site des nouveaux bureaux choisi, il est primordial de l’annoncer de manière appropriée à vos salariés, qui pourront ainsi s’organiser en conséquence.

Pour prévenir tout conflit, il est conseillé de désigner un ou plusieurs référents disponibles pour répondre aux questions des différentes équipes.

Résiliation du bail commercial

La décision est prise : vous allez déménager votre bureau. Après avoir fixé une date et trouvé de nouveaux locaux, il est temps de résilier votre bail actuel, une des premières étapes administratives à initier.

Un bail commercial peut généralement être résilié tous les 3 ans à compter de sa date de signature, sans avoir à justifier de motifs particuliers. Cependant, certaines conditions peuvent s’appliquer :

• Votre bail a une durée supérieure à 9 ans ;
• Les bureaux ont été construits pour une utilisation spécifique ;
• Les locaux sont exclusivement utilisés comme espace de stockage ou bureaux.

Pour résilier votre bail à l’issue des 3 ans, vous devez envoyer une notification par courrier recommandé avec accusé de réception à votre propriétaire ou bien procéder par acte extrajudiciaire via un huissier.

Si vous êtes à la fin d’un bail ou dans le cadre d’une prolongation tacite, la résiliation doit obligatoirement être effectuée par acte d’huissier.

Le délai de préavis pour un bail commercial est généralement de 6 mois avant la fin du bail initial ou avant la fin d’une période triennale.

Autres démarches administratives liées au déménagement de bureau

Outre la résiliation du bail, d’autres démarches administratives sont essentielles pour un déménagement de bureaux réussi. Abordons les plus importantes.

Modification de l’adresse de votre entreprise

Le changement d’adresse de votre siège social doit être déclaré au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), car cela affecte votre numéro SIRET. Cette procédure doit être réalisée un mois avant le déménagement pour être en vigueur dès votre installation dans les nouveaux locaux.

Résiliation et transfert des abonnements

Votre entreprise dispose de nombreux abonnements dans les locaux actuels : électricité, gaz, internet, services de sécurité et assurances. Il est recommandé de procéder à ces résiliations ou à leur transfert deux semaines avant votre départ pour éviter tout problème dans vos nouveaux bureaux.

Il est essentiel, et cela va sans dire, de souscrire à des services similaires dans vos nouveaux locaux pour éviter de vous retrouver sans chauffage ou connexion internet, ce qui compliquerait significativement le travail.

Informer ses clients et autres interlocuteurs du déménagement de bureaux

Le succès d’un déménagement de bureau repose en grande partie sur la communication efficace avec tous vos interlocuteurs. Il est primordial d’informer vos clients en priorité. Pour cela, il est nécessaire de mettre à jour l’adresse de votre entreprise sur tous les supports où elle figure.

Voici une liste non exhaustive des supports à mettre à jour avec votre nouvelle adresse :

• Votre site internet
• Votre matériel de communication : brochures, kakémonos, cartes de visite, etc.
• Votre fiche d’établissement Google My Business
• Vos réseaux sociaux
• Vos signatures d’e-mail

Pour communiquer efficacement le changement d’adresse, rédigez un email d’annonce et ajoutez un encart sur votre site web. Cela permet de garantir que personne ne manque cette information essentielle.

Les organismes à contacter

Comme mentionné précédemment, vous devez signaler votre déménagement non seulement à la Greffe du Tribunal de Commerce, mais aussi au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) en utilisant le formulaire M2. Le CFE se chargera par la suite d’informer les autres organismes administratifs, tels que l’URSSAF et le service des impôts des entreprises.

Ce changement entraînera une nouvelle inscription dans le répertoire national des entreprises et des établissements (SIRENE), un nouveau numéro SIRET, et parfois un nouveau numéro de TVA intracommunautaire délivré par le service des impôts.

Nous vous conseillons de vérifier que votre changement d’adresse est bien pris en compte par les organismes les plus importants :

• L’URSSAF
• Les services des impôts
• Pôle Emploi

Faire suivre son courrier

Après avoir informé vos clients, fournisseurs et partenaires de votre nouvelle adresse, pensez à mettre en place un service de réexpédition du courrier avec La Poste pour une durée d’au moins deux ans. Cela permet de s’assurer que tout courrier envoyé à l’ancienne adresse vous parvienne.

Pour accélérer la mise à jour de votre adresse, surveillez les courriers réexpédiés et contactez directement l’expéditeur pour lui rappeler votre nouvelle adresse.

Un autre point crucial est la vérification des factures. Pour qu’une facture soit comptablement valable, elle doit indiquer la bonne adresse. Si ce n’est pas le cas, contactez immédiatement l’entreprise concernée pour qu’elle mette à jour ses enregistrements.

Faire l’inventaire de ses équipements pour son déménagement de bureau

Bien que la logistique d’un déménagement personnel puisse être complexe, celle d’un bureau l’est encore davantage. Profitez de cette occasion pour trier et faire un inventaire précis des meubles, appareils informatiques et autres équipements électroniques. Cela vous donnera une idée claire de ce qui doit être déménagé et des nouveaux équipements à acquérir pour vos futurs bureaux.

Préparer l’emballage de vos cartons et de vos meubles

Après avoir trié vos affaires, il est crucial de les étiqueter clairement et de les emballer avec soin pour éviter toute détérioration pendant le transport et le stockage dans vos nouveaux locaux.

Pour les documents papier, nous recommandons l’utilisation de cartons conçus spécialement pour les archives afin d’assurer leur protection.

Concernant le matériel informatique, la déconnexion et l’emballage des équipements devraient être effectués avec précaution par un technicien expérimenté. Il est impératif que ce matériel coûteux arrive intact à destination.

Assurez-vous que vos employés ne perdent pas leurs effets personnels ou d’autres objets nécessaires à leur travail en leur demandant de préparer des cartons identifiés à leur nom, en indiquant également le contenu à l’intérieur.

Si possible, démontez vos meubles pour économiser de l’espace, ce qui facilitera le chargement dans les camions de déménagement et optimisera leur capacité.

Il est judicieux de recourir à des déménageurs professionnels pour s’occuper de la manutention, de l’emballage et du transport de vos bureaux, soulageant ainsi une grande part de votre charge de travail.

Préparer le mobilier de votre futur local

Le déménagement est l’opportunité idéale pour améliorer les conditions de travail et renouveler le mobilier. Il est conseillé de s’y prendre bien à l’avance pour éviter toute pénurie d’équipement.

Invitez vos collaborateurs à participer au choix du nouveau mobilier. Leur avis peut s’avérer précieux, et leur implication est toujours appréciée.

Faire appel à des déménageurs professionnels pour son déménagement de bureau

Comme vous l’avez constaté, organiser un déménagement de bureau est une entreprise qui requiert une planification et une logistique conséquentes. Si certaines tâches ne peuvent être déléguées, le déménagement proprement dit peut être confié à des spécialistes.

Notre entreprise de déménagement à Lyon se spécialise dans les transferts de bureaux. Forts de notre expérience, nous vous apportons toute notre expertise pour garantir le succès de votre déménagement.

Laissez vos employés se concentrer sur leur travail sans risque de blessure lié au transport de charges lourdes. Un déménagement professionnel est non seulement plus efficace, mais il assure également la protection de vos biens.

Les services complémentaires de notre société de déménagement

Notre société ne se contente pas de vous aider à déménager. Nous offrons également des services annexes susceptibles de vous intéresser :

• Des solutions de stockage temporaire en attendant que vos nouvelles installations soient prêtes ;
• La location de monte-meubles avec camion ;
• Le service d’emballage et de remontage de vos meubles.

Pour obtenir une estimation pour le déménagement de votre entreprise, contactez-nous. Nous élaborerons ensemble un devis sur mesure adapté aux spécificités de votre société.